为加强北京益公公益基金会合同及法律文件的管理，规范法律行为，保障北京益公公益基金会各项业务的顺利开展，特制定本规定。

本规定所指的合同及法律文件，是指北京益公公益基金会与企事业单位、社会团体和个人订立的含有权利义务关系内容的各种类型的协议文件，以及与协议文件有关的各种补充协议、授权委托书、意向书、备忘录等法律文件。

一、合同及法律文件起草

北京益公公益基金会对外进行项目合作，需要签订合同及法律文件的，合同及法律文件文本由承办该项目的职能部门负责起草，由该部门负责人进行初步审阅。必要时，合同及法律文件文本由律师直接起草。

二、合同及法律文件审查

（一）凡北京益公公益基金会对外签订的合同及法律文件，应统一贯彻“先审查，后签约”的原则，即除有法定代表人特别授权外，所有合同及法律文件在签订之前，都必须经北京益公公益基金会法律顾问进行审查并签署法律意见后，方可最终签订。

（二）北京益公公益基金会合同及法律文件审查应通过两种方式进行：

1、书面审查

2、不适于采用书面方式审查，以及需要法律顾问直接参与起草、签订的重大合同及法律文件，可安排法律顾问直接参加有关考察、调研、谈判等工作。

（三）经法律顾问审查的合同及法律文件签订后，在履行过程中，合同及法律文件任何一方单方就合同及法律文件的有关条款进行修改、补充或废止的，必须重新履行报批审查程序。

（四）项目承办部门应对下列情况负责：

1、不按规定履行法律审查手续，使合同及法律文件条款出现重大缺陷而给北京益公公益基金会造成损失的；

2、不认真对待律师建议，致使合同及法律文件出现法律问题或酿成纠纷而给北京益公公益基金会造成损失的。

（五）法律顾问应对下列情况负责：

1、未在规定的时间内完成法律审查工作，延误合同及法律文件谈判和签约进程；

2、法律审查工作发生重大失误给北京益公公益基金会造成损失。

三、合同及法律文件签定

（一）合同及法律文件经过法律顾问审查后，由北京益公公益基金会秘书长、法定代表人或法定代表人的授权人审定签字。

（二）合同及法律文件文本的尾页上应由法定代表人或法定代表人的授权人签名并加盖北京益公公益基金会公章。

（三）合同及法律文件文本为两页以上的（含两页），须加盖北京益公公益基金会骑缝章。

四、合同及法律文件履行

（一）合同及法律文件签定后，负责该项目的承办部门应该严格按照合同及法律文件的约定履行合同及法律文件。

（二）合同及法律文件履行需要几个职能部门配合完成的，应由分管该项目的主管领导明确责任部门，由责任部门负责与相关职能部门协调履行。

（三）合同及法律文件履行过程中，如果由于职能部门的过错造成北京益公公益基金会的单方违约，从而酿成纠纷的，应由职能部门承担内部行政及经济责任。

五、合同及法律文件纠纷的处理

（一）如在合同及法律文件履行过程中出现纠纷，项目承办部门应及时通报法律顾问，并提供以下材料和情况：

1、纠纷的起因及经过；

2、与纠纷有关的证据材料；

3、与争议有关的基本技术知识；

4、欲达到的目标或初步设想。

以上情况和材料必须全面、真实。项目承办部门应配合办案。

（二）合同及法律文件纠纷拟通过协商或调解解决的，项目承办部门应通知法律顾问参加有关的协商谈判等活动。

拟通过司法途径解决的所有诉讼案件，包括项目承办部门报送的案件、北京益公公益基金会领导指定的案件及法律顾问认为应该采取诉讼手段解决的案件，都应经北京益公公益基金会法定代表人或法定代表人的授权人批准授权，由法律顾问代表北京益公公益基金会处理。

（三）项目承办部门应对下列情况负责：

1、发生纠纷不及时报告或擅自处理给北京益公公益基金会造成损失；

2、延误法律期限，丧失诉讼时效或影响办案；

3、不积极配合办案或故意隐瞒事实或提供伪证。

六、合同及法律文件的档案管理

（一）为了便于合同及法律文件的履行和对项目的管理，凡北京益公公益基金会对外签订合同及法律文件，除具备合同及法律文件必备的条款外，必须在合同及法律文件后附有各方当事人的地址、联系人、联系电话、开户行名、帐号等必要内容。

（二）合同及法律文件签订后，合同及法律文件正本及所有洽谈资料的原件，一并由项目承办部门按北京益公公益基金会档案管理办法进行保管。

（三）北京益公公益基金会秘书处指派专人负责合同及法律文件的档案管理，并制订档案管理的各项制度。所有合同及法律文件均由秘书处编号，所有合同及法律文件执行完成后交秘书处存档备案。

（四）合同及法律文件履行时，项目承办部门应建立合同及法律文件执行大事记，记录合同及法律文件履行过程中的重要情况，妥善保存往来函电等相关法律文件。

七、本《规定》自下发之日起执行。